Règlement décrétant les règles de contrôle et de suivi budgétaires et la délégation d’autorisation de dépenses

Publié le 15 septembre 2017

règlementdécrétantlesrèglesdecontrá”leetdesuivibudgétairesetladélégationd’autorisationdedépensesattenduqu’envertududeuxièmealinéadel’article960.1ducodemunicipalduquébec,leconseildoitadopterunrèglementenmatièredecontrôleetdesuivibudgétaires;attenduquecerèglementdoitprévoirnotammentlemoyenutilisépourgarantirladisponibilitédescréditspréalablementàlaprisedetoutedécisionautorisantunedépense,lequelmoyenpeutvarierselonl’autoritéquiaccordel’autorisationdedépensesouletypededépensesprojetées;attenduqu’envertududeuxièmealinéadel’article165.1ducodemunicipalduquébec,unengagementdesalarién’ad’effetquesi,conformémentaurèglementadoptéenvertududeuxièmealinéadel’article960.1,descréditssontdisponiblesàcettefin;attenduqu’envertudel’article961ducodemunicipalduquébec,unrèglementouunerésolutionduconseilquiautoriseunedépensen’ad’effetquesi,conformémentaurèglementadoptéenvertududeuxièmealinéadel’article960.1,descréditssontdisponiblespourlesfinsauxquellesladépenseestprojetée;attenduqu’envertudel’article961.1ducodemunicipalduquébec,leconseilpeutdélégueràdesfonctionnaireslepouvoird’autorisercertainesdépenses,cequifavoriseunesainegestionadministrativedelamunicipalité;attenduqu’envertuduquatrièmealinéadel’article961.1ducodemunicipalduquébec,uneautorisationdedépensesaccordéeenvertud’unedélégationn’ad’effetquesi,conformémentaurèglementadoptéenvertududeuxièmealinéadel’article960.1,descréditssontdisponiblesàcettefin;attenduquel’article176.4ducodemunicipalduquébecetlecinquièmealinéadel’article961.1prévoientlesmodalitésderedditiondecomptesauconseilauxfinsdecontrôleetdesuivibudgétaires;attenduqu’unavisdemotionduprésentrèglementaétédûmentdonnélorsdelaséancedececonseildu3décembre2007etqu’unedemandededispensedelectureaétéfaiteconformémentàl’article445ducodemunicipal;attenduquetouslesmembresduconseilprésentsdéclarentavoirluleprésentrèglementetrenoncentàsalecture;leconseilmunicipaldécretecequisuit:article1.1leprésentrèglementétablitlesrèglesdecontrôleetdesuivibudgétairesquetouslesfonctionnairesetemployésconcernésdelamunicipalitédoiventsuivre.plusspécifiquement,ilétablitlesrèglesderesponsabilitéetdefonctionnementrequisespourquetoutedépenseàêtreengagéeoueffectuéeparunfonctionnaireouunemployédelamunicipalitésoitdûmentautoriséeaprèsvérificationdeladisponibilitédescréditsnécessaires.leprésentrèglements’appliqueàtouteaffectationdecréditsimputableauxactivitésfinancièresouauxactivitésd’investissementdel’exercicecourantqueleconseilpeutêtreamenéàadopterparrésolutionourèglement.leprésentrèglementétablitaussilesrèglesdesuivietderedditiondecomptesbudgétairesquelesecrétaire-trésorierdoitsuivre.ildélègueaussiaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorieretàl’inspecteurmunicipallepouvoird’autorisercertainesdépensesenfixantlesconditionsalorsapplicables.article2.1lescréditsnécessairesauxactivitésfinancièresetauxactivitésd’investissementdelamunicipalitédoiventêtreapprouvésparleconseilpréalablementàleuraffectationàlaréalisationdesdépensesquiysontreliées.cetteapprobationdecréditsrevêtlaformed’unvotedescréditsexpriméselonl’undesmoyenssuivants:l’adoptionparleconseildubudgetannueloud’unbudgetsupplémentaire;l’adoptionparleconseild’unrèglementd’emprunt;l’adoptionparleconseild’unerésolutionoud’unrèglementparlequeldescréditsestaffectéeàpartirderevenusexcédentaires,dusurplusaccumulé,deréservesfinancièresoudefondsréservés.article2.2pourpouvoirêtreeffectuéeouengagée,toutedépensedoitêtredûmentautoriséeparleconseilouunofficiermunicipalautoriséconformémentauxdispositionsduprésentrèglement,aprèsvérificationdeladisponibilitédescréditsnécessaires.article2.3toutfonctionnaireouemployédelamunicipalitéestresponsabled’appliqueretderespecterleprésentrèglementencequileconcerne.article3.1pourvérifierladisponibilitédescréditspréalablementàl’autorisationd’unedépense,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoits’appuyersurlesystèmecomptableenvigueur.article3.2silavérificationdescréditsdisponiblesdémontreuneinsuffisancedecrédits,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoitsuivrelesinstructionsidentifiéesàl’article6.1duprésentrèglement.article3.3unfonctionnaireouemployéquin’estpasautoriséenvertuduprésentrèglementnepeutautoriserlui-mêmequelquedépensequecesoit.ilpeuttoutefoisengageroueffectuerunedépense,quiaétédûmentautoriséeaupréalable,s’ilenareçulemandatousisadescriptiondetâchesleprévoit.si,àdesfinsurgentes,unfonctionnaireouemployédoitencourirunedépensesansautorisation,ildoitenaviserleplustôtpossibleledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdanslemeilleurdélaietluiremettrelesrelevés,facturesoureçusencause.article3.4ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierestresponsabledevoiràcequedescontrôlesinternesadéquatssoientmisetmaintenusenplacepours’assurerdel’applicationetdurespectdurèglementpartouslesfonctionnairesetemployésdelamunicipalité.article4.1touteautorisationd’unengagementdedépensesquis’étendau-delàdel’exercicecourantdoitaupréalablefairel’objetd’unevérificationdescréditsdisponiblespourlapartieimputabledansl’exercicecourant.article4.2lorsdelapréparationdubudgetdechaqueexercice,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoits’assurerquelebudgetcouvrelesdépensesengagéesantérieurementquidoiventêtreimputéesauxactivitésfinancièresdel’exerciceetquelescréditsnécessairesàcesdépensessontcorrectementpourvusaubudget.article4.3lorsqu’unesituationimprévuesurvient,tellelaconclusiond’uneententehorscourouunjugement,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoits’assurerdepourvoirauxcréditsadditionnelsrequis.ilpeutprocéders’ilyalieuauxvirementsbudgétairesappropriés.article5.1sansaffecterledroitduconseild’autoriserd’autresdépensesàcetitreparrésolutionaucoursd’unexercicefinancier,lesdépensessuivantes,quisontdenatureincompressibles,sont,parleprésentrèglement,autoriséesdemêmequeleurpaiementparledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierselonleuréchéanceparticulière.cesdépensessontlessuivantes:-rémunérationdesélusetdesemployés,selonlesconditionsautoriséesparrèglementourésolutionduconseil;-contratpourlescollectesd’orduresménagèresetsélectives;-autrescontratsdeservices;-servicedeladetteetdesfraisdefinancement;-sûretéduquébec;-quote-partdelamunicipalitéauprèsdelamrcouautresorganismessupramunicipaux;-immatriculationdesvéhiculesroutiers;-assurances;-remisesgouvernementalessurlessalairesdemêmequelescontributionsàlacsst;-comptesdetéléphone,internetouautreappareildecommunicationetservice911;-électricitédesimmeubles,équipementsetéclairagepublic;-huileàchauffagepourlesimmeublesdelamunicipalité;-carburantdesvéhiculesetmatériauxdedéglaçage;-fraisdeposte;-remboursementdetaxessuiteàuncertificatdemodificationdurôled’évaluation.article6.1ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoiteffectuerrégulièrementunsuividesonbudget,incluantlesdépensesdenatureincompressible,danslebutdecontrôlerlesvariationsbudgétairesetestautorisé,sinécessaire,àeffectuerunvirementbudgétaireàl’intérieurd’unemêmefonction.silavariationbudgétairenepeutserésorberparuntelvirementbudgétaire,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoiteninformerleconseilet,s’ilyalieu,luisoumettrepouradoptionunepropositiondevirementbudgétaireentrediversesfonctionsoul’adoptiondetouteautremesurefinancièreadéquatepourl’obtentiondecescréditsadditionnelsrequis.article6.2telqueprescritparl’article176.4ducodemunicipalduquébec,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoitaucoursdechaquesemestreprépareretdéposer,lorsd’unesessionduconseil,deuxétatscomparatifsportantsurlesrevenusetlesdépensesdelamunicipalité.lesétatscomparatifsàêtredéposésaucoursdupremiersemestredoiventl’êtreauplustardlorsd’unesessionordinairetenueaumoisdemai.ceuxàêtredéposésaucoursdusecondsemestredoiventl’êtrelorsdeladernièresessionordinairetenueaumoinsquatresemainesavantlasessionoùlebudgetdel’exercicefinanciersuivantdoitêtreadopté.article7.1leconseildélègueaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierledroitd’autoriserlesdépensesselonlapolitiquemunicipaleadm-1«achatsmunicipaux».leconseildélègueaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierainsiqu’àl’inspecteurenbâtiment,l’inspecteurmunicipaletledirecteurdesincendies,ledroitd’autorisertoutemployédeleurserviceàeffectuerdutravailendehorsdesheuresnormalesprévuesetce,pourlebonfonctionnementd’uneactivitéexceptionnelleoupourpareràuneurgence.leconseildélègue,encasd’imprévusets’ildevientnécessairedemodifieruncontratencoursderéalisation,lepouvoiràtoutdirecteurresponsabledeprojetsd’autoriserundépassementdecoûtsd’uncontratencoursderéalisationdemoinsde5000$.ledirecteurgénéralestautoriséàautorisertoutdépassementdeplusde5000$,maismoinsde15000$.danslesdeuxcas,cettemodificationd’uncontratencoursderéalisationnepeutviserquedestravauxaccessoiresetnepasenchangerlanatureetunbondecommandedoitêtreémis.leconseildélègueaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierainsiqu’àl’inspecteurenbâtiment,l’inspecteurmunicipaletledirecteurdesincendies,ledroitd’autoriserdesdépensesreliéesàdesréparationsauxservicesnécessairesetimprévussuiteàdesbrisouévénements,quiseproduisentendehorsdesheuresnormalesdubureauc’est-à-direlesoir,lesfinsdesemainesetlescongésfériés.lorsqu’unedépenseestautoriséeenvertudelaprésentedisposition,lefonctionnaireautorisédoitrespecterlesconditionssuivantes:a)lecontratdoitêtreaccordéenrespectantlesexigenceslégalesapplicablesenmatièred’adjudicationdescontratsmunicipaux;b)silecontratn’estpassoumisàdetellesexigenceslégales,ildoits’assurerqueladépenseautoriséeestfaitepourlemontantleplusavantageux(prix,qualité,service)possibleauprèsdedifférentsfournisseurs;c)lecontratnepeutpasexcéderl’exercicefinanciercourant.ladélégationd’unpouvoird’autorisercertainesdépensesàunfonctionnaireouunemployénesignifiepasuneabdicationdupouvoirduconseilàl’exercerlui-même.lalimitemonétairemaximaledupouvoird’autorisationconfiéaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierestéquivalenteàlasommebudgétéeaupostebudgétairecorrespondant.lalimitemonétairemaximaledupouvoird’autorisationconfiéàl’inspecteurenbâtiment,l’inspecteurmunicipaletledirecteurdesincendiesestfixéepar2000$partransaction.toutefois,toutesommesupplémentaireà2000$partransactionmaismoindrequelasommebudgétéeaupostebudgétairecorrespondantpourraêtreautoriséeparécritparledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorier.malgrécequiprécède,seulleconseilpeutautorisercertainesdépensesmêmesiellessontinférieuresaumontantprévuàlapolitiquemunicipaleadm-1«achatsmunicipaux».cesdépensessontlessuivantes:-lescontratsdelocationsupérieursà6mois;-lescontratsd’entretiend’équipement,delogicieletdebâtimentlorsqu’ilssontsupérieursà500$;-lesdonsetlescadeauxetlorsqu’ilssontsupérieursà100$;modifiépar2011-05-714-lesfraisd’inscriptionauxcongrèsetauxséancesdeformationslorsqu’ellessontsupérieuresà300$;-lesfraisdedéplacementetdeséjourpourl’assistanceàdescongrèsouàdesséancesdeformationlorsqu’ilssontsupérieursà200$;-l’organisationderéceptionsetcérémoniesimpliquantunedépensedeplusde400$;-lesservicesprofessionnelstelsqu’ingénieurs,avocats,urbanismes,impliquantunedépensesupérieureà500$.article7.2embauchedepersonnelleconseildélègueaudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierledroitd’embauchertoutepersonnenécessaireàlapoursuitedesactivitésdelamunicipalitéetce,surunebasetemporairen’excédantpastrente(30)joursdecalendrier,àlaconditionquelessommesnécessairessoientdisponiblesaubudget.unrapportdudirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoitêtredéposéàlaséanceduconseilsuivante.article7.3afinquelamunicipalitéseconformeàl’article176.5etaucinquièmealinéadel’article961.1ducodemunicipalduquébec,ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierdoitaussiprépareretdéposerpériodiquementauconseillorsd’unesessionordinaireunrapportdesdépensesautoriséespartoutfonctionnaireouemployéconformémentàl’article7.1.ildoitaumoinscomprendretouteslestransactionseffectuéesprécédemmentàundélaide25joursavantsondépôtquin’avaientpasdéjàétérapportéesantérieurement.article8.1ledirecteurgénéraletsecrétaire-trésorierestautoriséàeffectuertouslestransfertsbancairesentrelescomptesappartenantàlamunicipalitéafindecomblerouderégulariserlesolde.article9.1danslecasd’unorganismedonnécomprisdanslepérimètrecomptabledelamunicipalitéenvertudescritèresdecontrôlereconnus,leconseilpeutdéciderquelesrèglesduprésentrèglements’appliquentàcetorganismelorsquelescirconstancess’yprêtent,enyapportantlesadaptationsnécessaires.dansuntelcas,ledirecteurgénéraletsecrétairetrésorierestresponsabledes’assurerquelaconventionoul’ententerégissantlarelationentrel’organismecontrôléenquestionetlamunicipalitéfaitréférenceàl’observancedesprincipesduprésentrèglementjugéspertinentsetauxmodalitésadaptéesapplicables.article10.1leprésentrèglementabrogeàtoutesfinsquededroittoutrèglementantérieurportantsurlemêmesujet,dontlesrèglementsnuméros559et2007-06-639.article10.2leprésentrèglemententreenvigueurconformémentàlaloietprendeffetàcompterdu1erjanvier2008.ceciestuneversionadministrative.règlementoriginal#2007-12-644envigueurle18décembre2007.modifiéparrèglement#2011-05-714envigueurle26mai2011.